Bạn đang mất cả buổi sáng chỉ để nhập liệu và chỉnh sửa bảng tính? Mình hiểu cảm giác đó. Hồi mới dùng Excel, mình cũng click chuột liên tục vào từng menu, tốn thời gian mà không biết mình đang làm chậm đến mức nào.
Thực ra, chỉ cần nắm vài chục các phím tắt Excel thông dụng là bạn đã tiết kiệm được cả tiếng mỗi ngày mà không cần học gì thêm.
Nắm các phím tắt Excel cơ bản để di chuyển và chọn vùng
Đây là nhóm đầu tiên bạn phải thuộc. Mình từng bỏ qua bước này vì nghĩ click chuột cũng nhanh, cho đến khi phải xử lý bảng tính 5.000 dòng.
Các phím di chuyển cơ bản:
- Ctrl + Home: Nhảy về ô A1
- Ctrl + End: Nhảy xuống ô cuối cùng có dữ liệu
- Ctrl + phím mũi tên: Nhảy đến ô cuối cùng của vùng dữ liệu liên tiếp theo hướng đó
- Ctrl + Shift + phím mũi tên: Chọn cả một vùng dữ liệu liên tiếp
Thử ngay: Nhấn Ctrl + End và xem Excel nhảy đến đâu trong file của bạn.
Học các tổ hợp phím Excel hay dùng để sao chép và dán
Nhóm này ai cũng biết một nửa, nhưng ít người biết hết:
- Ctrl + C: Sao chép
- Ctrl + X: Cắt
- Ctrl + V: Dán thông thường
- Ctrl + Alt + V: Mở hộp thoại “Dán đặc biệt” (dán chỉ giá trị, chỉ định dạng, hoặc chỉ công thức)
Ctrl + Alt + V là phím mình dùng nhiều nhất khi cần copy một ô có công thức sang nơi khác mà chỉ muốn lấy kết quả, không lấy công thức.
Thao tác nhanh với định dạng ô
Bạn không cần vào menu Format mỗi lần. Các phím tắt Excel cơ bản về định dạng gồm:
- Ctrl + B: In đậm
- Ctrl + I: In nghiêng
- Ctrl + U: Gạch chân
- Ctrl + 1: Mở hộp thoại định dạng ô đầy đủ (rất tiện)
- Ctrl + Shift + $: Định dạng tiền tệ, thường là Ctrl + Shift + phím 4 trên bàn phím
- Ctrl + Shift + %: Định dạng phần trăm
Dùng phím tắt để thao tác với hàng và cột
Đây là nhóm ít người biết nhất nhưng tiết kiệm thời gian rất nhiều:
- Chọn cả hàng: Shift + Space
- Chọn cả cột: Ctrl + Space
- Chèn hàng/cột mới (sau khi đã chọn): Ctrl + Shift + “+”
- Xóa hàng/cột đã chọn: Ctrl + “-“
- Ẩn hàng: Ctrl + 9
- Ẩn cột: Ctrl + 0
- Hiện lại hàng đã ẩn: Ctrl + Shift + 9
Mình từng mất cả buổi chiều tìm cách bỏ ẩn cột vì không biết tổ hợp này, chỉ click chuột mãi mà không ra.
Các phím tắt Excel thông dụng khi làm việc với công thức
Khi nhập công thức, bạn sẽ cần:
- F2: Vào chế độ chỉnh sửa ô (thay vì click đúp)
- F4: Chuyển đổi giữa tham chiếu tương đối và tuyệt đối ($A$1, A$1, $A1, A1)
- Ctrl + ` (dấu huyền): Hiện tất cả công thức trong bảng tính thay vì kết quả, rất hữu ích khi debug
- Ctrl + Enter: Nhập cùng một giá trị vào nhiều ô đã chọn cùng lúc
- Alt + =: Tự động chèn hàm SUM cho vùng phía trên
Và đừng quên bạn có thể tham khảo thêm phím tắt cơ bản trên máy tính nếu muốn nắm vững nền tảng hơn trước khi đi vào Excel.
Phím tắt Lưu file và thao tác với sheet
- Ctrl + S: Lưu file
- Ctrl + Z: Hoàn tác
- Ctrl + Y: Làm lại (redo)
- Ctrl + F: Tìm kiếm
- Ctrl + H: Tìm và thay thế
- Ctrl + Page Up / Page Down: Chuyển qua lại giữa các sheet
Bạn cũng có thể xem thêm cách đổi tên file nhanh bằng phím tắt để tiết kiệm thời gian quản lý tài liệu bên ngoài Excel.
Lỗi hay gặp và cách xử lý
Nhấn phím tắt nhưng không có tác dụng gì
Lỗi này thường xảy ra khi bạn đang ở chế độ chỉnh sửa bên trong ô (thanh công thức đang nhấp nháy). Nhấn Escape trước rồi mới dùng phím tắt. Mình gặp lỗi này nhiều nhất khi mới bắt đầu, cứ tưởng phím bị hỏng.
Ctrl + 0 để ẩn cột nhưng cột vẫn hiện
Một số máy tính Windows có xung đột phím tắt giữa Excel và hệ thống (thường do phần mềm bàn phím hoặc IME tiếng Việt). Bạn thử tắt bộ gõ tiếng Việt trước, hoặc dùng chuột phải vào tiêu đề cột và chọn Hide thay thế.
Ctrl + Alt + V không mở hộp thoại dán đặc biệt
Bạn phải copy (Ctrl + C) trước rồi mới dùng được. Nếu đã copy mà vẫn không ra, thử nhấn Alt + E, S — đây là phím tắt kiểu cũ nhưng vẫn hoạt động trên hầu hết các phiên bản Excel.
Câu hỏi thường gặp về phím tắt Excel
Phím tắt Excel có giống nhau trên mọi phiên bản không?
Phần lớn phím tắt cơ bản giống nhau, nhưng một số tính năng có thể khác nhẹ tùy phiên bản Excel.
Vì sao bấm phím tắt Excel không hoạt động?
Có thể do đang chỉnh sửa trong ô, bàn phím bị kẹt phím, xung đột bộ gõ hoặc phần mềm khác đang chiếm tổ hợp phím.
Người mới nên học phím tắt Excel nào trước?
Nên học Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + Z, Ctrl + S, Ctrl + F, F2, Ctrl + mũi tên và Ctrl + Shift + mũi tên.
Có cần học tất cả phím tắt Excel không?
Không cần. Chỉ nên học những phím dùng thường xuyên trong công việc của mình.
Hãy chọn ra 5 phím tắt bạn thấy hữu ích nhất và dùng chúng liên tục trong một tuần. Không cần học tất cả một lúc. Cứ làm quen dần, tay bạn sẽ tự nhớ mà không cần nghĩ.